AD 2021 nr 23 – Prejudikat med Sören Öman

Förbundet

Sammanfattning av grunderna för käromålet

Punkt 2.2.1 andra stycket i tobaksavtalet innebär en skyldighet för arbetsgivaren att till den lokala fackliga organisationen lämna ut kopior av anställningsbevis som överensstämmer med originalhandlingarna, dvs. kopior där inga uppgifter har maskerats. Genom att i början av 2019 vägra att över huvud taget lämna den lokala fackliga organisationen några kopior av anställningsbevis och genom att under sommaren 2019 lämna den lokala fackliga organisationen handlingar motsvarande anställningsavtal som maskerats har bolaget brutit mot tobaksavtalet. Bolaget är därför skyldigt att betala förbundet allmänt skadestånd.

Ett utlämnande till den lokala fackliga organisationen av omaskerade kopior av anställningsbevis eller anställningsavtal skulle inte stå i strid med dataskyddslagstiftningen. Även om så vore fallet, och tobaksavtalet i berörd del skulle föreskriva något i strid med lagstiftning, har skyldigheten att följa kollektivavtalet kvarstått och bolaget har genom att bryta mot detta ådragit sig skadeståndsskyldighet.

Det saknas skäl för jämkning av skadeståndet.

Innebörden av tobaksavtalet

Partsavsikten

Bestämmelsen i punkt 2.2.1 andra stycket i tobaksavtalet infördes i samband med avtalsförhandlingarna 2013 på förslag av förbundet. Livsmedelsföretagen och förbundet var därvid inte, som arbetsgivarparterna har gjort gällande, överens om att uppgifter skulle strykas eller maskeras när kopior av anställningsbevis lämnas ut. Det talades vid avtalsförhandlingarna inte om lagstiftningen om personuppgifter. Livsmedelsföretagen har inte informerat sina medlemmar om att namn ska strykas i kopiorna av anställningsbevis.

Syftet med införandet av bestämmelsen var att göra det möjligt att kontrollera att arbetsgivaren följer bestämmelser i lag och kollektivavtal. Bestämmelsen infördes samtidigt som det i tobaksavtalet infördes bestämmelser om utökade maxgränser för tidsbegränsade anställningsavtal (punkt 2.2.3) och om facklig information till nyanställda (punkt 2.2.1 fjärde stycket) som förbundet ville kontrollera efterlevnaden av.

Ordalydelsen

Ordalydelsen av bestämmelsen är klar och tydlig. Av denna framgår ingen begränsning av vilka uppgifter i anställningsbevisen som ska lämnas ut eller att några uppgifter ska eller får strykas eller maskeras. Ordet kopia betyder enligt vedertaget språkbruk något föremål, i detta fall en handling, som ser likadant ut som ett annat föremål, dvs. en avskrift. Om handlingen maskeras eller något stryks i den, är det ingen kopia av originalhandlingen.

Tillämpningen

Fram till slutet av 2018 har den lokala fackliga organisationen hos bolaget fått ut omaskerade kopior av anställningsbevis.

Samtidigt som bestämmelsen i punkt 2.2.1 andra stycket infördes i tobaksavtalet 2013, infördes motsvarande bestämmelse i livsmedelsavtalet som Livsmedelsföretagen och förbundet också träffar. Förbundets lokala fackliga organisationer har sedan dess fått del av omaskerade kopior av anställningsbevis inom båda kollektivavtalens tillämpningsområden. Denna tvist är den enda som förekommit om uteblivna eller maskerade anställningsbevis inom båda kollektivavtalens tillämpningsområden.

Tillämpningen av bestämmelsen visar att Livsmedelsföretagens och förbundets avtalsavsikt har varit i enlighet med den tolkning som förbundet gör gällande.

Dataskyddslagstiftningen

Dataskyddslagstiftningen skulle inte vara tillämplig

Att lämna ut papperskopior av anställningsbevis är inte en sådan behandling av personuppgifter som omfattas av dataskyddslagstiftningen. Bolagets utlämnande av omaskerade papperskopior av anställningsbevis skulle därför inte ha stått i strid med dataskyddslagstiftningen. Det ifrågasätts inte att bolaget har producerat kopiorna av anställningsbevisen med hjälp av dator.

Inte heller den lokala fackliga organisationens vidare hantering av papperskopior av anställningsbevis skulle ha omfattats av dataskyddslagstiftningen. Uppgifterna i kopiorna av anställningsbevisen skulle inte ha förts in i någon dator och kopiorna skulle ha satts in i pärmar. Fram till slutet av 2018 fick den lokala fackliga organisationen som nämnts omaskerade kopior av anställningsbevis. Under 2013 fick den lokala fackliga organisationen omaskerade papperskopior av anställningsbevis. Dessa sattes in i pärmar i kronologisk ordning efter tidpunkten de kommit in till den lokala fackliga organisationen. Pärmarna förvarades i ett låst skåp på klubbexpeditionen. För att få fram uppgifter om en viss person var man tvungen att bläddra bland papperskopiorna tills man hittade dem. Uppgifterna i kopiorna av anställningsbevisen fördes inte in i någon dator. Efter 2013 och fram till hösten 2018 fick den lokala fackliga organisationen mejl med omaskerade kopior av anställningsbevis som organisationen lät ligga kvar i inkorgen. Uppgifterna i kopiorna användes för att kontrollera att bolaget följde lag och tobaksavtalet och för att kontakta nyanställda för att presentera de fackliga förtroendemännen och den fackliga verksamheten. Från slutet av 2018 fram till sommaren 2019 fick den lokala fackliga organisationen inga kopior alls av anställningsbevis.

Bolaget kunde således även under 2019, genom utlämnande av omaskerade papperskopior, ha följt tobaksavtalet utan att dataskyddslagstiftningen skulle ha blivit tillämplig. Numera mejlar bolaget den lokala fackliga organisationen maskerade kopior av anställningsbevis.

Ett utlämnande av omaskerade papperskopior av anställningsbevis skulle inte strida mot dataskyddslagstiftningen

För det fall att Arbetsdomstolen skulle finna att dataskyddslagstiftningen skulle vara tillämplig på bolagets utlämnande av omaskerade papperskopior av anställningsbevis, görs det gällande att detta inte skulle strida mot dataskyddslagstiftningen.

Av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen följer att det är tillåtet att behandla personuppgifter om behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna uppfylla en rättslig förpliktelse. Av 2 kap. 1 § dataskyddslagen framgår att personuppgifter får behandlas med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen, om behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som följer av kollektivavtal. Förpliktelsen i tobaksavtalet att ge den lokala fackliga organisationen en (omaskerad) kopia av vissa anställningsbevis är otvetydig och åvilar bolaget, såsom medlem i Livsmedelsföretagen, enligt 26 § första stycket medbestämmandelagen. Det är förstås nödvändigt att behandla personuppgifter för att förpliktelsen att lämna ut omaskerade kopior av anställningsbevis ska kunna fullgöras.

Bolagets utlämnande av omaskerade kopior av anställningsbevis är i vart fall tillåtet enligt artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen efter en intresseavvägning. Den behandling av personuppgifter som bolagets utlämnande av omaskerade kopior av anställningsbevis kan utgöra är nödvändig för ändamål som rör den lokala fackliga organisationens (tredje parts) berättigade intressen av att kunna kontrollera att tobaksavtalet och lag efterlevs och den registrerades (arbetstagarens) intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger inte tyngre. Det är fråga om harmlösa personuppgifter.

Den lokala fackliga organisationen har ett berättigat intresse av att kunna kontrollera efterlevnaden av bestämmelserna i tobaksavtalet om gränser för den sammanlagda tiden i tidsbegränsade anställning (punkt 2.2.3) och om lägsta lön (punkt 3.1), ackord (punkt 7.8) och semesterlön (punkt 12.2), där arbetstagarens ålder och, såvitt avser lägsta lön, anställningstid har betydelse för tillämpningen. Utan personuppgifter går det inte att kontrollera om bolaget följt dessa bestämmelser i tobaksavtalet. En nyanställd har vidare rätt att på betald tid under en timme delta i av lokal klubb vid företaget anordnad information om den fackliga verksamheten (punkt 2.2.1 fjärde stycket). Utlämnandet – behandlingen – av personuppgifterna i kopiorna av anställningsbevis är därför nödvändigt för att den lokala fackliga organisationen ska kunna kontrollera att tobaksavtalet efterlevs.

Det finns även flera lagregler vars tillämpning är beroende av arbetstagarens ålder eller anställningstid, t.ex. reglerna i anställningsskyddslagen om turordning och uppsägningstid, som den lokala fackliga organisationen har ett berättigat intresse av att kunna kontrollera efterlevnaden av. Även ur ett arbetsmiljörättsligt perspektiv har det stor betydelse för den lokala fackliga organisationen att veta vilka arbetstagare som befinner sig på arbetsplatsen.

Beträffande anställningsbevis för de arbetstagare som är medlemmar i förbundet får arbetstagarna, genom sitt medlemskap i förbundet och tecknandet av anställningsavtalet, anses ha lämnat sitt samtycke enligt artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen till den behandling av personuppgifter som utlämnandet av kopian av anställningsbeviset till den lokala fackliga organisationen innebär.

Arbetsgivarparterna

Sammanfattning av grunderna för bestridandet

Punkt 2.2.1 andra stycket i tobaksavtalet innebär inte en skyldighet för arbetsgivare att lämna ut helt omaskerade kopior av anställningsbevis med uppgifter som kan användas för att identifiera arbetstagaren.

Ett utlämnande av helt omaskerade kopior av anställningsbevis, med personuppgifter, till den lokala fackliga organisationen skulle strida mot dataskyddslagstiftningen. Om Arbetsdomstolen skulle finna att tobaksavtalet har den innebörd som förbundet gjort gällande, skulle ett fullgörande av kollektivavtalsförpliktelsen således stå i strid med lagstiftning. Bolaget har därför inte varit skyldigt att följa den förpliktelsen, och förbundet har inte rätt till allmänt skadestånd för att bolaget följt lagstiftningen i stället för kollektivavtalet.

Det är riktigt att bolaget inledningsvis under 2019 inte lämnade den lokala fackliga organisationen några kopior alls av anställningsbevis. I punkt 2.2.1 andra stycket i tobaksavtalet anges inte när den lokala fackliga organisationen ska erhålla en kopia av anställningsbeviset. Den lokala fackliga organisationen har fått maskerade kopior av alla anställningsbevis som utfärdats 2019 och bolaget har haft godtagbara skäl för att dröja med utlämnandet av vissa kopior, eftersom bolaget under tiden försökte att hitta ett sätt att lämna kopior som inte stred mot dataskyddslagstiftningen.

För det fall Arbetsdomstolen skulle finna att bolaget har ådragit sig skadeståndsskyldighet, ska skadeståndet under alla förhållanden jämkas med hänsyn till dels det osäkra rättsläget och risken för kännbara sanktioner enligt dataskyddslagstiftningen, dels att bolaget har maskerat kopiorna av anställningsbevisen i ett försvarligt syfte, nämligen för att uppfylla dataskyddslagstiftningens krav på att inte på ett otillåtet sätt lämna ut uppgifter om arbetstagare.

Innebörden av tobaksavtalet

Partsavsikten

När punkt 2.2.1 andra stycket i tobaksavtalet efter önskemål från förbundet infördes i samband med avtalsförhandlingarna 2013, var kollektivavtalsparterna ense om att kopiorna av anställningsbevisen skulle maskeras utifrån gällande dataskyddslagstiftning för att undvika otillåten behandling av personuppgifter. På så sätt skulle den lokala fackliga organisationen få de uppgifter som behövdes för kontroll och eventuell uppföljning av anställningsvillkor, utan att utlämnandet av kopiorna skulle komma att medföra en enligt dåvarande dataskyddslagstiftning otillåten behandling av personuppgifter. Kollektivavtalsparterna var överens om att tillämpa bestämmelsen med hänsyn till gällande dataskyddslagstiftning. Syftet med bestämmelsen diskuterades inte.

Att detta var den gemensamma partsavsikten framgår av samtal mellan dåvarande förhandlingschefen hos Livsmedelsföretagen A.N. och tidigare avtalssekreteraren hos förbundet G.L. i samband med att Livsmedelsföretagen och förbundet enades om 2013 års tobaksavtal. Det framgår också av att Livsmedelsföretagen sedan informerade sina medlemmar om att uppgifter i kopiorna av anställningsbevisen om personnummer, adress och telefonnummer skulle strykas.

Syftet med den aktuella bestämmelsen var inte att ge förbundet möjlighet att kontrollera efterlevnaden av lag och kollektivavtal i de avseenden som förbundet gjort gällande. Det är i första hand arbetsgivaren, och inte förbundet, som – förutom arbetstagaren själv – har ansvaret för att kontrollera att villkoren vid nyanställning är i enlighet med gällande lag och kollektivavtal.

Den aktuella bestämmelsen har inte heller till syfte att ge den lokala fackliga organisationen möjlighet att informera om den fackliga verksamheten och värva medlemmar.

Ordalydelsen

Det framgår inte av den aktuella bestämmelsens ordalydelse att den kopia av anställningsbeviset som ska lämnas ska vara helt omaskerad. I gängse språkbruk används uttrycket kopia ibland med hänvisning till en exakt kopia, ibland med hänvisning till ett exemplar med variationer. Det går inte att endast med utgångspunkt i ordalydelsen dra slutsatser om denna hänvisar till en omaskerad eller maskerad kopia. Hade kollektivavtalsparterna avsett att det som ska lämnas är med originalet exakt överensstämmande och omaskerade avskrifter av anställningsbevisen, skulle de ha angett detta.

Tillämpningen

Den aktuella bestämmelsen har inte tillämpats på ett sätt som visar en gemensam partsavsikt om att utan vidare lämna ut helt omaskerade kopior av anställningsbevis. Livsmedelsföretagen har tvärtom alltsedan bestämmelsen infördes vidhållit sin uppfattning, och sin rådgivning till medlemsföretagen, om hur bestämmelsen ska förstås och tillämpas, dvs. att uppgifter ska maskeras för att undvika enligt gällande dataskyddsregler otillåten behandling av personuppgifter.

Även om det skulle ha förekommit att omaskerade kopior av anställningsbevis har lämnats ut av vissa av Livsmedelsföretagens medlemsföretag, innebär detta inte att kollektivavtalsparterna är överens om att det finns en rätt enligt tobaksavtalet att få helt omaskerade kopior av anställningsbevis.

Dataskyddslagstiftningen

Dataskyddslagstiftningen skulle vara tillämplig

Dataskyddslagstiftningen skulle vara tillämplig på den behandling av personuppgifter som bolagets utlämnande av omaskerade papperskopior av anställningsbevis skulle innebära. Dataskyddslagstiftningen skulle även vara tillämplig på den behandling av personuppgifter som den lokala fackliga organisationens vidare hantering av de omaskerade kopiorna skulle innebära.

Bolaget upprättar och behandlar anställningsbevisen, liksom kopiorna av dessa, digitalt. Vid utskrift för utlämnande av omaskerade kopior av anställningsbevis skulle det bli fråga om sådan delvis automatiserad behandling som dataskyddslagstiftningen ska tillämpas på. Bolaget behandlar personuppgifterna i anställningsbevisen för personaladministrativa ändamål.

Den lokala fackliga organisationens hantering av de omaskerade papperskopiorna av anställningsbevisen skulle vara en sådan manuell behandling av personuppgifter som dataskyddslagstiftningen är tillämplig på, eftersom organisationen har kopiorna i en sådan struktur i pärmar att kopian avseende en viss arbetstagare enkelt kan tas fram. Hade bolaget i stället valt att mejla omaskerade kopior av anställningsbevisen, skulle den lokala fackliga organisationens hantering av dem vara en sådan automatiserad behandling av personuppgifter som dataskyddslagstiftningen är tillämplig på.

Ett utlämnande av helt omaskerade kopior av anställningsbevis skulle strida mot dataskyddslagstiftningen

En behandling av personuppgifter måste vara nödvändig för att vara tillåten enligt dataskyddslagstiftningen och en onödig behandling av personuppgifter strider mot denna lagstiftning. Att i samtliga fall lämna ut helt omaskerade kopior av anställningsbevis skulle innebära en onödig behandling av personuppgifter, eftersom omaskerade kopior av anställningsbevis normalt inte behövs för att kontrollera att anställningsvillkoren vid nyanställning följer tobaksavtalet och lag. Den kontrollen kan normalt göras med maskerade kopior av anställningsbevis, utan personuppgifter. Om den lokala fackliga organisationen någon gång skulle behöva ytterligare uppgifter, skulle bolaget på begäran förse organisationen med dessa. De exempel på lagregler som förbundet anfört handlar om situationer där personuppgifter skulle kunna lämnas på begäran eller på bolagets eget initiativ om det skulle bli aktuellt. Vid tillämpning av bestämmelserna i tobaksavtalet om lägsta lön, ackord och semesterlön är det tillräckligt att veta att arbetstagaren som anställts har fyllt 18 år. Bolaget, som arbetar med tobak, anställer aldrig någon som inte har fyllt 18 år. Bolaget tillämpar inte ackord.

Bestämmelsen i punkt 2.2.1 andra stycket i tobaksavtalet är inte så tydlig i fråga om behandlingen av personuppgifter och dess syfte som krävs för att den ska kunna grunda en rättslig förpliktelse och därmed göra ett utlämnande av helt omaskerade kopior av anställningsbevis tillåtet på det sätt som förbundet gjort gällande (artikel 6.1 c och 6.3 i dataskyddsförordningen).

Ett utlämnande av helt omaskerade kopior av anställningsbevis kan inte heller anses tillåtet enligt dataskyddslagstiftningen med stöd av en intresseavvägning, eftersom kontrollen som nämnts normalt kan göras med maskerade kopior av anställningsbevisen; utlämnandet skulle i de allra flesta fall vara onödigt. Den lokala fackliga organisationens intresse av att få helt omaskerade kopior av anställningsbevis väger inte heller tyngre än arbetstagarnas intressen av skydd mot intrång i den personliga integriteteten eller andra grundläggande rättigheter och friheter. Uppgifterna i anställningsbevisen kan inte betraktas som harmlösa, eftersom det är fråga om bl.a. personnummer och lön, vilket är information av integritetskänsligt slag och privat natur.

Att lämna ut personuppgifter för att den lokala fackliga organisationen ska kunna informera om den fackliga verksamheten skulle inte vara förenligt med de personaladministrativa ändamål som bolaget behandlar personuppgifterna i anställningsbevisen för och därmed strida mot finalitetsprincipen i artikel 5.1 b i dataskyddsförordningen.

Eftersom den lokala fackliga organisationens insamling och fortsatta användning av helt omaskerade kopior av anställningsbevis således förutsätter ett otillåtet utlämnande av dessa från bolaget, är även den lokala fackliga organisationens behandling av kopiorna av anställningsbevisen otillåten.

Arbetstagarna har inte lämnat sitt samtycke enligt artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen till utlämnandet av helt omaskerade kopior av anställningsbevis till den lokala fackliga organisationen.