Hem: Teman: Offentliga utredningar: Betänkanden med Sören Öman:

Studiestödsdatalag

Studiestödsdatautredningen har haft i uppdrag att kartlägga och grans­ka regleringen och använd­ningen av personregister och annan be­handling av personupp­gifter i studiestöds­verksam­heten inom främst Centrala studiestödsnämnden (CSN) och Över­klagande­nämnden för studiestöd och lämna förslag till nödvändig författ­ningsreglering. Utredningen har kommit fram till att en särskild författningsreg­lering utöver den generellt gällande personuppgifts­lagen bara behövs för den omfattande behandlingen av person­uppgifter i CSN:s studiestödsverksamhet. Den behandling av per­sonuppgifter för studiestöd som förekommer hos övriga aktörer är av förhållandevis ringa omfattning och kan utan olägenhet regleras av personuppgiftslagen.

Utredningen lämnar förslag till en särskild studiestödsdatalag som ska gälla utöver personuppgiftslagen och innehålla special­bestämmelser för behandlingen av personuppgifter i CSN:s studie­stödsverksamhet. Den nya lagen föreslås träda i kraft den 1 januari 2009.

När personuppgifter får behandlas

Förutom med den registrerades samtycke får personuppgifter bara be­handlas för vissa i lagen uppräknade ändamål. CSN ska få behandla personupp­gifter om det behövs för att

1. handlägga ärenden i studiestödsverksamheten,

2. administrera handläggningen,

3. i den utsträckning regeringen föreskriver det förbereda handlägg­ningen,

4. informera studiestödsberättigade om studiestödsförmåner och studiesociala förmåner,

5. ta fram och till studerande distribuera bevis om studier med stu­diestöd, eller

6. om sekretess inte hindrar det anmäla oegentlighet inom studie­stödsverksamhet till ett offentligt organ som har att utreda eller beivra oegentligheten.

CSN ska även, i en avskild databas, få behandla personuppgifter som inte direkt pekar ut den registrerade för att återsöka väg­ledande avgöranden. Avsikten med bestämmelsen är att CSN ska kunna föra en särskild praxisdatabas med vägledande avgöranden där det inte förekommer namn eller personnummer.

De personuppgifter som behandlas får CSN lämna ut till utom­stående i den utsträckning en uppgiftsskyldighet för CSN följer av lag eller förordning. Personuppgifterna får också lämnas ut till den registrerade själv och till riksdagen och regeringen. Om sekretess hindrar det, kan något utlämnande inte ske. För elektroniskt utlämnande av personuppgifter gäller särskilda villkor (se nedan).

Behandling av personuppgifter som är tillåten enligt lagen, får enligt huvudregeln utföras även om den registrerade motsätter sig behandlingen. Bara när det rör sig om behandling av person­uppgifter enligt 4 och 5 ovan har den registrerade rätt att motsätta sig behandlingen. Dessutom kan den registrerade alltid återkalla ett samtycke som är nödvändigt för att behandlingen ska vara tillåten.

I en anknytande studiestödsdataförordning anges det när CSN får behandla personuppgifter för att förbereda handläggningen av ärenden om studiestöd och vissa begränsningar av vilka person­uppgifter som får behandlas.

Behandling av personuppgifter av känslig natur

Känsliga personuppgifter och personuppgifter om lagöverträdelser m.m., enligt definitionerna i personuppgiftslagen, ska bara få behandlas med den registrerades uttryckliga samtycke eller om behandlingen behövs för att handlägga ärenden i studiestöds­verksamheten under förutsättning att upp­gifterna har lämnats i ett ärende i studiestödsverksamheten eller behövs för handläggningen av ett sådant ärende. Sådana person­­uppgifter ska också få behandlas om det behövs för att kunna anmäla oegentlighet inom studie­stödsverksamhet till ett offentligt organ som har att utreda eller beivra oegentligheten. Sådana person­uppgifter ska även få behand­las i CSN:s avskilda praxisdatabas.

Sökbegrepp

Som sökbegrepp får inte användas uppgifter som avslöjar ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk över­tygelse, medlemskap i fackförening eller att det allmänna helt eller till en väsentlig del bekostat en persons uppehälle eller som rör hälsa, sexualliv, inkomst, förmögenhet eller anledning till studie­avbrott. Vid sökning bara i ett visst ärende om studiestöd, i en viss handling eller i CSN:s avskilda praxisdatabas får dock sådana sök­begrepp användas. Uppgifter som rör hälsa får också användas som sökbegrepp för att ge behörig personal elektronisk tillgång till pågående ärenden där sjukdom åberopats.

Intern elektronisk tillgång till personuppgifter

CSN ska bestämma villkoren för elektronisk tillgång till person­uppgifterna för den som deltar i CSN:s studie­stödsverksamhet. Dessa villkor ska bestämmas så att sådan tillgång begränsas till vad som behövs för att den enskilde ska kunna full­göra sina arbets­uppgifter inom studiestödsverksamheten. Den faktiska elektro­niska tillgången till personuppgifter som sker ska dokumenteras, t.ex. i en logg (behandlingshistorik). Dokumentationen ska avse alla former av elektronisk tillgång som förekommit till person­uppgifterna. CSN ska vidare genomföra systematiska och åter­kommande kontroller av om obehörig åtkomst till personupp­gifterna förekommit.

I studiestödsdataförordningen finns det preciserande bestäm­melser om att direkt elektronisk tillgång till personuppgifter, som normalt sett inte behövs för återbetalning eller återkrav av studie­stöd, i ett ärende om studiestöd ska begränsas till ett fåtal personer senast tre år efter utgången av det kalenderår då studiestöd senast beviljades i ärendet eller ansökan om studiestöd avslogs. Behövs personuppgifterna för ett nytt ärende om studiestöd, ska begräns­ningen få upphävas. Avsikten är att gamla ärenden ska avföras till en särskild arkivdatabas med begränsad direkt elektronisk tillgång.

Direktåtkomst och annat elektroniskt utlämnande av person­uppgifter

Direktåtkomst till och annat elektroniskt utlämnande av person­uppgifter som behandlas i CSN:s studiestödsverksamhet är tillåtet utan den registrerades samtycke bara i den utsträckning som anges i lag eller förordning och under förutsättning att bestämmelserna om tillåtna ändamål m.m. och sökbegrepp följs. När person­uppgifter får lämnas ut till någon genom direktåtkomst, får per­sonuppgifterna också på annat sätt lämnas ut elektroniskt till denne, t.ex. via epost. Enstaka personuppgifter ska också alltid få lämnas ut på medium för automatiserad behandling eller via elek­tronisk kommunikation, t.ex. epost, i enskilda fall om sekretess inte hindrar det. Dessutom får CSN lämna ut personuppgifter elektroniskt på annat sätt än genom direktåtkomst i den utsträck­ning det behövs för att annan ska kunna lämna ut personuppgifter elektroniskt till CSN, t.ex. via direktåtkomst.

Författningsstöd för vissa viktigare fall av tillåtet elektroniskt utlämnande, motsvarande vad som förekommer i dag, anges redan i studiestödsdatalagen och studiestödsdataförordningen. Det gäller bl.a. elektroniskt utlämnande till den registrerade själv, Försäk­ringskassan, arbetslöshetskassor, Riksrevisionen och läroanstalter som lämnat uppgifter till CSN.

Gallring

I studiestödsdatalagen finns det vissa gallringsföreskrifter. Person­uppgifter i ett ärende om studiestöd som kan ha betydelse i ett nytt ärende om studiestöd behöver dock aldrig gallras (förstöras eller avidentifieras) förrän de inte längre kan ha sådan betydelse. CSN får också i enstaka fall besluta att personuppgifterna i ett ärende om studiestöd ska bevaras på papper eller annat icke elektroniskt medium.

Om återbetalning eller återkrav av studiestöd inte är aktuellt i ett ärende om studiestöd, ska personuppgifterna i ärendet gallras senast två år efter utgången av det kalenderår då full betalning skedde eller betalningsskyldigheten annars upphörde. Om åter­betalning eller återkrav av studiestöd inte är aktuellt i ett ärende om studiestöd, ska personuppgifterna i ärendet i stället gallras senast tre år efter utgången av det kalenderår då studiestöd senast bevilja­des i ärendet eller ansökan om studiestöd avslogs.

Personuppgifter som behandlas för att förbereda handlägg­ningen av ärenden ska i den utsträckning de inte tillförts ett ärende om studiestöd gallras senast ett år efter det att uppgifterna regi­strerades.

Riksarkivet får meddela föreskrifter om att personuppgifter får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål samt för redovisningsändamål.

» Se alla betänkanden med Sören Öman

Sören Öman har synner­ligen om­fattande och bred erfaren­het av offent­liga utred­ningar. Sedan början av 1990-talet har han i princip kontinuer­ligt an­litats för sådana utred­ningar av regeringar och ministrar med varierande politisk färg. Han har med­verkat i flera parla­men­tariska kommittéer, där politiker är leda­möter, och dess­utom många gånger själv utsetts till sär­skild utredare. Sören Öman har hittills gjort eller med­verkat i 28 offent­liga utred­ningar som av­givit 34 betänkanden om totalt 12 292 sidor och därvid sam­arbetat med 357 andra med­verkande.

Sören Öman är ord­förande i Arbets­domstolen. Han är också skilje­man, före­läsare och för­fattare. Han har lång er­faren­het från ar­bete i Regerings­kansliet och om­fattande erfaren­het av ut­red­ningar inom olika juridiska om­råden, såsom arbets­rätt och data­skydd.